Conception pour l’échelle

Mettre à l’échelle est un but resté hors d’atteinte pour beaucoup de praticiens du développement numérique. Le mHealth field, par exemple, a identifié le problème de la « pilotite », c’est-à-dire, l’incapacité de faire perdurer les projets au-delà de la phase pilote. Mettre à l’échelle peut signifier différentes choses selon les contextes mais cela requiert une adoption qui va au-delà de la population pilote des projets et exige souvent un financement garanti ou des partenaires qui exportent le projet vers d’autres communautés ou régions. Certains implémenteurs peuvent définir la mise à l’échelle comme le fait d’atteindre un certain pourcentage de la population ou un certain nombre d’utilisateurs. Concevoir pour la mise à l’échelle signifie penser au-delà du pilote et faire des choix qui rendent possible une ample adoption ultérieure, ainsi que déterminer ce qui pourra être économiquement accessible et utilisé par tout un pays ou une région, plutôt que par quelques communautés pilotes. Il peut être nécessaire d’évaluer les contreparties des processus qui permettraient un lancement rapide et l’implémentation d’un pilote à court terme par rapport aux pilotes qui exigent plus de temps et de planification mais jettent les bases de la mise à l’échelle en réduisant le travail et l’investissement futurs. En concevant à l’échelle dès le commencement, vous permettez que votre projet puisse être étendu plus facilement à de nouveaux utilisateurs, marchés, régions ou pays s’il répond aux besoins des utilisateurs et a un impact local.

Explorez ce principe en: Principes fondamentaux Cycle de vie du projet Ressources mentionnées

Principes fondamentaux

  • Planifiez et concevez pour la mise à l’échelle dès le commencement.
  • Développez une définition de l’échelle propre à votre projet.
  • Optez pour un concept simple, flexible et modulaire afin qu’il soit facile de changer son contenu et de l’adapter à d’autres contextes. 
  • Lorsque vous faites des choix en matière technologique, évaluez s’ils rendront la mise à l’échelle plus simple ou plus difficile.
  • Identifiez rapidement dans le processus des partenaires qui peuvent vous aider à mettre à l’échelle votre outil ou votre approche.
  • Examinez votre modèle de financement, y compris les possibilités de générer des revenus, les modèles d’entreprise à caractère social, le coût par utilisateur et les circuits financiers pour rendre le projet durable.
  • Rassemblez des données et démontrez l’impact de votre projet avant de tenter de mettre à l’échelle.
  • Ne tentez pas de mettre à l’échelle sans avoir complètement validé que votre projet est approprié à un nouveau contexte et répond à un besoin prioritaire.

Cycle de vie du projet

Les recommandations, conseils et ressources suivants ont été élaborés par la communauté de développement numérique pour vous donner des options pour appliquer ce Principe durant chaque phase du cycle de vie du projet. Ce guide n’a pas la prétention d’être exhaustif mais plutôt de suggérer des actions que vous pouvez mener de manière à appliquer ce Principe à votre travail. Si vous avez d’autres conseils, ressources ou commentaires à ajouter, veuillez s’il vous plaît les partager avec la communauté sur le Forum des Principes numériques.
Analysez & planifiez Concevez & Développez Déployez & Implémentez Transversale : Suivi & Évaluation

Analysez & planifiez

Planifier pour mettre à l’échelle signifie prendre des décisions dès le commencement qui permettront plus tard la mise à l’échelle de votre projet. Si votre projet change finalement d’échelle, la planification aura pour résultat une utilisation plus efficiente des ressources sur le long terme. Si vous ne commencez pas en ayant pour but la mise à l’échelle, votre projet aura moins de probabilités de dépasser le stade d’un pilote.
  • Définissez de manière collaborative ce que signifie « mettre à l’échelle ». Il y a beaucoup de définitions de l’expression « mettre à l’échelle », alors assurez-vous que les intervenants travaillent ensemble au même but final. Êtes-vous intéressés par l’extension à de nouvelles zones géographiques ou à de nouveaux marchés ? Voulez-vous augmenter la couverture à l’intérieur de votre marché actuel et dans la même zone géographique ? Voulez-vous atteindre différents types d’utilisateurs ? Gardez en tête que tous les projets ne suivent pas tous un chemin clair vers la mise à l’échelle mais il peut quand même être profitable de faire un pilote et de tester l’approche.
  • Développez une théorie du changement dont la mise à l’échelle est l’objectif. Un processus fondé sur une théorie du changement vous permet de répondre aux conditions préalables et aux activités nécessaires pour atteindre vos buts et résultats. Elle peut également être très utile pour identifier des hypothèses, comme l’infrastructure préexistante. Si la mise à l’échelle est un objectif, votre théorie du changement devrait dessiner un chemin vers elle.
  • Investissez le temps nécessaire pour planifier un outil qui pourrait être mis à l’échelle. Si l’on se laisse influencer par la pression exercée par le donateur ou le désir d’autres personnes de mettre en route un pilote rapidement, on pourrait être tenté de reporter à après le lancement du pilote ou sa conclusion la conception avec l’utilisateur, la collecte de leurs retours d’expérience, l’apport d’améliorations, l’analyse de l’écosystème ou le développement de partenariats avec des acteurs locaux comme les gens qui conçoivent les polices ou les ONG. Investir du temps maintenant plutôt que plus tard peut affecter votre budget et le calendrier du projet mais cela fait économiser du temps et de l’argent plus tard et vous aide à construire un meilleur outil. Discutez de ces contreparties avec votre donateur et tentez de garantir l’aide à un travail plus important avant la mise en route d’un pilote.
  • Évaluez si les facteurs favorables nécessaires sont réunis pour mettre votre outil à l’échelle et, si ce n’est pas le cas, planifiez la manière de répondre à ce manque tout au long du cycle de vie du projet. L’échantillon de facteurs suivants est détaillé dans The Journey to Scale, un livre blanc publié par PATH :
    • Un argument solide pour agir, comme par exemple une nécessité urgente.
    • Les bons dirigeants : des gens avec la vision et les ressources nécessaires.
    • La bonne solution : un produit efficace et un modèle économique viable.
    • La bonne approche : une politique, des réglementations et des normes favorables, une gestion efficace du programme,.
    • La bonne capacité : la capacité humaine.
  • Prenez pour guide les autres personnes ayant déjà mis à l’échelle. Consultez des communautés de pratique, des entreprises, des gouvernements et des organisations travaillant dans votre région ou votre secteur et apprenez de leur expérience.
  • Construisez sur des technologies, des systèmes et des plateformes existants, à moins que l’on ait besoin de quelque chose de nouveau pour une raison très claire. Par exemple, mHero a été lancé au Libéria en novembre 2014, durant la crise due au virus Ébola. Il connectait les systèmes nationaux déjà en place et utilisait des normes communes de l’architecture d’Open Health Information Exchange (OpenHIE) pour aider à une communication rapide. Après ce succès, le Libéria et la Guinée ont institutionnalisé mHero en l’incluant dans les plans stratégiques nationaux pour les systèmes d’information sur la santé de leur pays. Notez que certaines communautés ont plus de volonté de partager et de réutiliser que d’autres, certains contextes exigeront donc plus de temps pour chercher ce qui peut être réutilisé.

Conseils & Ressources

 
  •  Conseil : Élaborez des propositions pour la mise à l’échelle de votre projet afin de signaler que son but ultime est l’impact à long terme. Afin de maximiser l’impact et d’utiliser les ressources avec efficience, les donateurs et les pays cherchent des projets orientés vers la durabilité à long terme et susceptibles d’être mis à l’échelle, même si les cycles de subventions et les mécanismes de donation ne sont généralement pas en adéquation avec cet objectif.
  • Conseil : Incluez votre vision d’un impact à long terme et d’une mise à l’échelle même si cela ne faisait pas partie de la demande de propositions. Cela peut aider à entamer une conversation avec le donateur concernant la future provenance des ressources au-delà du cycle de subventions.
  • Ressource : An Introduction to Theory of Change, Family Research Project de l’Université de Harvard.
  • Ressource : The Journey to Scale: Moving Together Past Digital Health Pilots, PATH.
  • Ressource : The Maturity Model, Dimagi.
  • Ressource : Publications (e.g., Theory of Change: The Basics and Facilitators Source Book on the Theory of Change Process), Center for Theory of Change

Concevez & Développez

Lorsque vous concevez et développez votre outil, gardez en tête vos objectifs de mise à l’échelle et utilisez l’information obtenue grâce à vos recherches lors de l’étape de planification pour façonner votre concept. Lorsque vous entamez l’implémentation, vous pourriez vous rendre compte que le concept originel de votre outil pourrait inhiber la mise à l’échelle. Ayez la flexibilité suffisante pour réévaluer et retravailler la conception de votre outil et de vos plans de mise à l’échelle lorsque vous faites face à des problématiques inhérentes à l’implémentation ou découvrez de nouvelles informations concernant vos utilisateurs et l’écosystème à travers vos activités de suivi.
  • Lorsque vous faites des choix en matière technologique, pensez à la manière dont ils affecteront plus tard votre capacité à mettre à l’échelle. En vous appuyant sur la définition de la « mise à l’échelle » propre à votre projet, cherchez les options technologiques qui la rendront plus simple. Par exemple, si vous projetez de mettre à l’échelle en vous adressant à d’autres publics qui parlent des langues différentes, sélectionnez ou concevez un outil qui offrira de multiples langues. Si vous projetez de mettre à l’échelle dans des régions dotées de faibles bandes passantes, envisagez un outil qui offre l’option de travailler hors ligne. Les préférences culturelles de l’utilisateur, qui seront incluses si vous concevez en collaboration avec lui, sont rarement compatibles lorsque l’on conçoit pour mettre à l’échelle. Utiliser des outils ou des systèmes faciles à transformer et proposant beaucoup d’options de configuration permet une adaptation beaucoup plus facile à de nouvelles régions et de nouveaux contextes. Planifiez ce dont vous aurez besoin pour changer votre contenu. Par exemple, vous pouvez concevoir les structures de votre information, les images et les icônes de matière à pouvoir les changer facilement si vous exportez votre projet dans un contexte différent.
  • Optez pour un concept simple, flexible et modulaire afin qu’il soit plus facile à adapter à d’autres contextes. Ce que vous concevez peut être taillé pour différents contextes en utilisant des modules qui peuvent fonctionner de manière indépendante les uns des autres ou ensemble et qui peuvent être adaptés plus tard. Par exemple, le logiciel ouvert de dossiers médicaux électroniques OpenMRS est fait d’une série de modules qui peuvent être utilisés individuellement. Cette conception modulaire permet aux différents pays d’adopter seulement les éléments du logiciel pertinents pour leur système de santé.
  • Déterminez les étapes et procédures qui permettront la mise à l’échelle telle que vous l’avez projetée. Par exemple, si dans votre phase de planification vous avez défini la « mise à l’échelle » comme l’extension à une nouvelle région, les étapes durant l’implémentation pourraient inclure l’identification de partenaires dans cette région ou la conduite d’une analyse du contexte pour apprendre en quoi cette région diffère de votre région pilote. Si la mise à l’échelle signifie faire circuler l’outil au-delà des adoptants de la première heure, comme les populations urbaines ou les hommes, évaluez comment vous commercialiserez l’outil ou le rendrez accessible à des populations plus difficiles à atteindre.
  • Développez des plans pour déterminer comment votre projet répondra au développement des compétences nécessaire à l’accomplissement de la mise à l’échelle et de l’institutionnalisation d’un outil dans les systèmes locaux. Si votre plan de mise à l’échelle inclut une adoption et un soutien de la part des autorités locales, il vous faut évaluer la formation requise pour que ces intervenants puissent soutenir le lancement et l’implémentation. Assurez-vous de créer un développement des compétences, des matériels de formation et des approches qui puissent être adaptés facilement aux contextes et aux régions au-delà de votre région pilote.
  • Impliquez des gens qui puissent fournir des idées sur ce qui est nécessaire pour permettre la mise à l’échelle du projet. Votre manière de définir la mise à l’échelle déterminera avec qui vous devrez vous réunir, ce qui pourrait inclure des responsables gouvernementaux et des organisations ou des entreprises qui ont mis à l’échelle ou ont tenté de le faire des outils similaires au vôtre. Réunissez-vous avec ces groupes le plus tôt possible pour vous assurer que vous travaillez dans la bonne direction et que vous ne prenez pas des décisions qui limiteront ultérieurement la mise à l’échelle.
  • Identifiez des partenaires potentiels qui peuvent aider à la mise à l’échelle. Prenez en considération la société civile, les organisations multilatérales, publiques ou privées, de même que les organisations de donateurs qui ont également un intérêt à voir votre outil étendu à d’autres pays ou contextes. Identifiez des failles dans les ressources, les capacités ou les informations que les partenaires peuvent vous aider à combler, y compris la connaissance locale des marchés et des intervenants. Assurez-vous aussi de démontrer de quelle manière la relation est bénéfique pour votre partenaire. Le MAPS Toolkit inclut une section concernant les partenariats avec une autoévaluation et d’autres ressources.  
  • Concevez votre approche pour mesurer l’impact. Pour justifier le changement d’échelle, vous aurez besoin de démontrer que votre outil a un impact positif. Planifiez et budgétez sur quelle base de référence les données de mi-parcours et de fin de parcours seront collectées et quelles méthodes d’évaluation vous utiliserez.

Conseils & Ressources

Déployez & Implémentez

Une fois votre outil implémenté, vous commencerez à avoir des données qui peuvent être utilisées pour prendre des décisions concernant l’opportunité et la possibilité de la mise à l’échelle. À travers les activités de suivi menées pendant l’implémentation, vous pouvez découvrir des problèmes rencontrés par l’utilisateur ou une adoption lente qui pourraient signaler que l’outil tel qu’il est conçu ne pourrait probablement pas être mis à l’échelle. Prévoyez du temps pendant l’implémentation pour recueillir les commentaires des utilisateurs et apporter les changements nécessaires à votre outil ou à votre projet qui faciliteront leur mise à l’échelle. Votre plan d’implémentation devrait aussi inclure du temps et des ressources alloués à la diffusion et aux étapes nécessaires pour préparer la mise à l’échelle. Ceci pourrait impliquer de commencer à chercher des sources de financement additionnelles ou d’établir de nouveaux partenariats.
  • Menez une autoévaluation de votre projet ou de votre outil avant de décider de changer d’échelle. Le MAPS Toolkit inclut des questionnaires d’autoévaluation détaillés et un mécanisme de notation qui peut être adapté pour être utilisé au-delà du secteur de la santé.
  • Rencontrez des utilisateurs dans l’écosystème où vous souhaitez répliquer le projet. Discutez de leurs priorités et voyez s’ils pensent que le projet fait sens dans leur contexte. N’essayez pas de mettre à l’échelle sans avoir compris le nouvel écosystème et travaillé avec les nouveaux utilisateurs.
  • Revoyez votre outil pour identifier quels éléments peuvent être mis à l’échelle et ce qui devra être adapté. Certains aspects de votre déploiement peuvent n’être réalisables que dans le cadre d’un projet à petite échelle. Par exemple, si votre projet inclut une diffusion personnelle pour encourager l’adoption ou une formation personnelle, vous devrez peut-être envisager comment ces activités pourraient être réalisées à plus grande échelle en utilisant des outils comme la radio ou un logiciel de formation en ligne. Vous pouvez également avoir besoin d’un plan pour définir comment une communauté d’utilisateurs pourrait occuper les rôles en général assumés par les membres de l’équipe, comme procéder à des actualisations du logiciel ou fournir un support en répondant aux questions des utilisateurs.
  • Identifiez les risques inhérents à la mise à l’échelle et développez des plans d’atténuation pour y répondre. Lorsque vous mettez à l’échelle, de nouveaux risques peuvent émerger. Les risques pourraient inclure l’adoption de l’outil par les nouveaux utilisateurs plus rapidement que prévu, un dépassement de la capacité de l’outil ou un changement rapide dans l’environnement technologique qui rendrait votre outil obsolète.
  • Complétez une matrice d’évaluation des risques pour identifier les risques internes et externes. Pour chaque risque, évaluez la probabilité qu’il se produise et la sévérité de l’impact (par ex., élevé, moyen ou bas) et réfléchissez en commun à des actions pour minimiser le risque.
  • Identifiez les ressources nécessaires pour mettre l’outil à l’échelle. Évaluez d’abord si vous pouvez adapter votre outil pour qu’il fonctionne sans ces ressources, ce qui inclut les personnes, l’argent, la technologie et la compétence institutionnelle. Si vous concluez que ces ressources sont vraiment nécessaires, mettez au point un plan pour les construire tout au long du cycle de vie du projet. Les processus opérationnels, les budgets et les processus de travail changeront, les équipements et les infrastructures de communication pourraient avoir besoin d’être étendus et vous pourriez avoir besoin d’identifier, d’engager et probablement de former une nouvelle équipe.

Conseils & Ressources

Transversale : Suivi & Évaluation

Opérez un suivi de l’impact de votre projet si vous songez à le mettre à l’échelle. Si votre outil bénéficie d’une adoption inférieure à celle escomptée ou s’il n’atteint pas les résultats fixés durant la phase pilote, vous pourriez être contraints de revoir la conception de votre outil avant de tenter la mise à l’échelle, ou à conclure simplement que l’outil n’est pas une réussite et ne devrait pas être mis à l’échelle. De plus, lorsque vous rassemblez de l’information à propos de l’utilisation, vous pourriez avoir à modifier votre définition de ce que vous entendez par « mise à l’échelle » de votre outil et viser un nombre d’utilisateurs plus important ou plus réduit.
  • Identifiez des indicateurs à travers les étapes décrites dans la théorie du changement pour déterminer si la conception de votre programme était judicieuse. Demandez-vous si la théorie du changement a tenu bon dans le contexte donné et si les résultats et l’impact attendus ont été atteints. Si la réponse à ces questions est non, réfléchissez à quelles corrections pourraient être nécessaires dans la conception du programme pour pouvoir atteindre les résultats attendus.
  • Identifiez des indicateurs de mesure des résultats à court et à long terme. Les données concernant ces indicateurs et l’ultime effet que vous espérez atteindre vous aideront à décider si cela fait sens de mettre à l’échelle. Évaluez aussi si ces indicateurs s’appliqueraient toujours si l’outil était étendu à un autre pays ou contexte.
  • Concevez votre plan d’observation et d’évaluation pour travailler à la mise à l’échelle. De même que vous devez être attentifs à la manière dont votre outil ou système peut être mis à l’échelle, évaluez comment votre approche et vos procédures de suivi et d’évaluation peuvent être mises à l’échelle.
  • Rassemblez des données qualitatives et quantitatives concernant l’utilisation. Les données quantitatives peuvent vous permettre de comprendre combien de gens utilisent votre outil et avec quelle fréquence. En rassemblant aussi des données qualitatives, vous pouvez mieux comprendre pourquoi les utilisateurs n’ont pas utilisé votre outil ou pourquoi ils l’ont utilisé plus ou moins que ce qui était envisagé à l’origine. Utilisez cette information pour apporter des améliorations à votre outil et décider s’il devrait ne pas être mis à l’échelle. Si l’utilisation est plus forte que prévu, vous pourriez avoir besoin d’augmenter la capacité de votre outil et d’identifier des ressources supplémentaires pour faire face à l’apport de nouveaux utilisateurs.
  • Évaluez comment l’écosystème peut affecter ou a affecté la capacité à mettre à l’échelle. En raison de facteurs propres à l’écosystème tels que l’infrastructure, les politiques et règlements gouvernementaux, les outils et systèmes existants, un outil qui peut être mis à l’échelle dans un endroit pourrait ne pas y parvenir dans un autre. Le paiement mobile en est un exemple. Au Kenya, M-Pesa a été mis à l’échelle rapidement et a eu un impact positif significatif sur l’inclusion financière. En Afrique du sud ou dans les pays latino-américains, le paiement mobile n’a pas été adopté de la même façon, en raison de facteurs contextuels comme les règlementations locales et les comportements installés des consommateurs.
  • Calculez le coût par utilisateur et déterminez le rapport coût/efficacité. Le coût par utilisateur peut être une mesure utile pour déterminer si la mise à l’échelle de l’outil est viable. Vos coûts finaux pourraient montrer que votre outil sera moins cher que d’autres approches en cours d’utilisation. Lorsque vous calculez le coût par utilisateur, gardez en tête que les coûts pour des solutions mises à l’échelle et des pilotes seront différents. Si vous travaillez avec des partenaires gouvernementaux pour mettre la solution à l’échelle, évaluez les facteurs qui dans leurs contraintes budgétaires pourraient limiter le coût total par utilisateur. Par exemple, les allocations pour l’éducation peuvent spécifier combien il peut être dépensé par étudiant.
  • Envisagez d’utiliser une méthodologie d`évaluation de l’impact. Lorsque vous investissez les ressources pour mettre votre outil à l’échelle, vous aurez besoin d’être certains que vous comprenez s’il a vraiment eu un impact. La conception de l’évaluation pourrait être expérimentale ou quasi-expérimentale, selon le budget, l’expertise, le timing et les priorités. Une manière rigoureuse de mesurer l’efficience d’un outil ou d’une approche est de mettre en place un traitement aléatoire et des groupes de contrôle et de mesurer dans le temps les différences entre les deux. Si les résultats pour le groupe traité – le groupe utilisant votre outil – sont meilleurs que ceux du groupe de contrôle qui n’utilise pas l’outil, ces données peuvent justifier aux yeux des bailleurs ou des autres intervenants l’opportunité de faire mettre l’outil à l’échelle. Mettre en place une étude de contrôle aléatoire exige une planification dès le commencement du pilote et une aide financière significative car elle exige généralement plus de temps et de ressources que d’autres méthodes d’évaluation d’impact.

Conseils & Ressources

Ressources mentionnées

Consultez d’autres exemples de la manière de concevoir pour la mise à l’échelle ou téléchargez notre guide complet
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